POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SOPHOS realizará el tratamiento de los datos personales de los titulares para las siguientes finalidades:

• Datos de Clientes:
  • Desarrollar todas las actividades y gestiones comerciales administrativas propias de los servicios que presta SOPHOS o sus clientes.
  • Realizar encuestas y/o estudios de investigación que permitan evaluar el proceso de atención y la satisfacción del servicio prestado.
  • Enviar información (p.ej. a los correos electrónicos y números de contacto) de los clientes sobre los productos, servicios, eventos y/o promociones de SOPHOS.
  • Transferir y/o transmitir la información de contacto corporativo a otras entidades del grupo SOPHOS y a terceros, para las finalidades arriba descritas.
  • Transferir los datos personales de los clientes en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que La Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
  • Control y prevención del fraude, soborno, corrupción y Lavado de Activos /Financiación del Terrorismo o proliferación de armas de destrucción masiva. Se incluye la posibilidad de reporte de datos sobre el incumplimiento de obligaciones, así como operaciones inusuales o sospechosas. Así como también investigación, verificación y validación de la información suministrada, con cualquier información de SOPHOS que legítimamente disponga, y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos a efectos de iniciar, ejecutar, desarrollar y terminar la relación contractual.
  • Establecer una eficiente comunicación en cumplimiento de lo previsto en los vínculos contractuales y para lo concerniente a la gestión administrativa del mismo.
  • Gestión de PQR.
  • Almacenamiento de la información en bases de datos, así como, la custodia o mantenimiento de estas por sí mismo o a través de un tercero.
  • Comunicar sus datos personales a entidades autoridades judiciales y/o administrativas y/u otras entidades de control, cuando éstos sean requeridos.
  • Las demás finalidades previstas en los formatos de autorización de tratamiento de datos y/o los avisos de privacidad.
• Datos de Candidatos:
  • Solicitar los soportes e información relacionada en la hoja de vida.
  • Enviar y recibir por correo electrónico comunicaciones y solicitudes relacionadas al proceso de selección.
  • Verificar y consultar con terceros la información que obra en la hoja de vida (autenticidad de documentos, certificaciones laborales y académicas, visita domiciliaria) lo cual realizará de manera directa o por intermedio de un tercero especializado, de igual manera SOPHOS podrá requerir que verifiquen y/o consulten en las centrales de riesgo del sector financiero o comercial.
  • Registrar en la base de datos de SOPHOS el proceso de selección con el fin de tener un soporte ante autoridades internas y externas.
  • Comunicarse a los teléfonos de contacto y direcciones electrónicas y físicas con el fin de programar las entrevistas y pruebas requeridas para que trabajadores de SOPHOS o terceros realicen las validaciones de la información señalada en su hoja de vida y evaluaciones de todas las pruebas adelantadas en el proceso de selección.
  • Conservar los datos personales para eventuales procesos de selección.
  • Evaluar la idoneidad del candidato, atendiendo las características de la vacante que se requiera contratar.
  • Realizar las verificaciones y consultas necesarias en diferentes listas restrictivas.
  • Consultar y acceder en cualquier tiempo a las bases de datos de centrales de riesgo, crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post-contractual.
  • Contactarlos en cumplimiento de lo previsto en el contrato y para lo concerniente a la gestión administrativa del mismo.
  • Garantizar la seguridad en las instalaciones cuando corresponda.
  • Ser invitados a capacitaciones, entrenamientos, refuerzos, o al desarrollo de actividades institucionales.
  • Realizar encuestas o sondeos.
  • Transferir los datos personales de los candidatos en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que La Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
  • Control y prevención del fraude, soborno, corrupción y Lavado de Activos /Financiación del Terrorismo o proliferación de armas de destrucción masiva. Se incluye la posibilidad de reporte de datos sobre el incumplimiento de obligaciones, así como operaciones inusuales o sospechosas. Así como también investigación, verificación y validación de la información suministrada, con cualquier información de SOPHOS que legítimamente disponga, y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos a efectos de iniciar, ejecutar, desarrollar y terminar la relación contractual.
  • Almacenamiento de la información en bases de datos, así como, la custodia o mantenimiento de estas por sí mismo o a través de un tercero.
  • Transferir los datos personales de los candidatos en el marco del relacionamiento comercial de SOPHOS con sus clientes o proveedores.
  • Las demás finalidades previstas en los formatos de autorización de tratamiento de datos y/o los avisos de privacidad.
• Colaboradores:
  • Identificar al personal como colaboradores de SOPHOS.
  • Comunicar al personal y hacer de su conocimiento información relevante de acuerdo con la calidad de colaborador de SOPHOS.
  • Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y/o contractuales del colaborador.
  • Revisión de los antecedentes penales, contractuales y fiscales de los titulares ante las autoridades pertinentes.
  • Identificación plena de los titulares, mediante archivo y manejo de sus datos de contacto, información profesional y académica, entre otros.
  • Celebrar el contrato de trabajo, de aprendizaje, de prestación de servicios o cualquiera que aplique.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones de SOPHOS, tales como: afiliación al sistema de seguridad social, pago de aportes, afiliación a la caja de compensación, vacaciones, entrega de bonos, pagos a entidades fiscales, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales solicitados por los titulares, y/o cualquier entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con las normas vigentes.
  • Dar cumplimiento a cualquier otra prestación que se derive de la relación contractual entre los colaboradores y SOPHOS.
  • Informar instrucciones con ocasión del contrato con los colaboradores, de ser aplicable.
  • Evaluar el desempeño de los colaboradores.
  • Gestionar la nómina, el pago del apoyo económico, entre otros, por parte de La Compañía o un tercero; administrar y realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señalen los colaboradores.
  • Contratación de seguros de vida y de gastos médicos con SOPHOS o un tercero.
  • Notificar a familiares de los colaboradores en casos de emergencia durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del contrato.
  • La comunicación, reproducción y publicación de fotografías de los colaboradores por parte de SOPHOS para fines de mercadeo, publicitarios, internos de SOPHOS u otros.
  • Mantener la seguridad y salud de los colaboradores en el lugar de trabajo directamente por La Compañía o por parte de un tercero, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”).
  • Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios, de ser el caso.
  • Hacer actividades de vigilancia epidemiológica enmarcadas en el programa de Salud Ocupacional.
  • Realizar el control de registros de entrada o salida, así como otras eventualidades que pueden presentarse por cuestiones de seguridad en las instalaciones físicas y virtuales de Sophos.
  • Como evidencia ante procedimientos administrativos que deba adelantar SOPHOS en virtud de la aplicación del Contrato Laboral, el reglamento interno del trabajo, Código de Ética, entre otras políticas internas que defina la compañía. Así mismo podrá utilizarse ante el trámite que se llegue a surtir en relación con las normas vigentes sobre acoso laboral, procedimientos disciplinarios o terminaciones de contrato.
  • Almacenar los datos personales de los colaboradores en el archivo físico e informático interno de SOPHOS, bases de datos constituidas y/o administradas por la compañía, las demás compañías del grupo y/o terceros encargados del almacenamiento.
  • Transferir y/o transmitir la información de los colaboradores a otras entidades del grupo SOPHOS, a entidades públicas, clientes, proveedores y a terceros.
  • Transferir los datos personales de los colaboradores en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que La Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
  • Las demás finalidades previstas en los formatos de autorización de tratamiento de datos y/o los avisos de privacidad.
• Proveedores:
  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post-contractual con SOPHOS, respecto de la relación comercial con el proveedor.
  • Reporte a centrales de riesgo a centrales de riesgo crediticio.
  • Solicitud de información a los proveedores y contratistas a efectos de celebrar el contrato que resulte aplicable con SOPHOS.
  • Cumplimiento de las obligaciones de SOPHOS en el marco de la relación contractual.
  • Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores y contratistas, con cualquier información de SOPHOS que legítimamente disponga, y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos a efectos de iniciar, ejecutar, desarrollar y terminar la relación contractual.
  • Gestión de la información de proveedores y contratistas para la autorización y envío de órdenes de compra y pago de facturas.
  • Contacto, reuniones y visitas con los proveedores y contratistas, sus colaboradores, accionistas y/o a cualquier persona que los represente en el marco de la relación contractual.
  • Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con SOPHOS.
  • Realizar el control de registros de entrada o salida, por cuestiones de seguridad requeridos en las instalaciones físicas y virtuales de Sophos (cuando aplique).
  • Las demás finalidades necesarias y que se presten en el entorno de la relación contractual a efectos de cumplir con el objeto y las obligaciones derivadas de la misma.
  • Transferir y/o transmitir la información personal de proveedores a otras entidades del grupo SOPHOS y a terceros para las finalidades arriba descritas.
  • Almacenamiento de la información en bases de datos, así como, la custodia o mantenimiento de estas por sí mismo o a través de un tercero.
  • Transferir los datos personales de los proveedores en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que La Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
  • Las demás finalidades previstas en los formatos de autorización de tratamiento de datos y/o los avisos de privacidad.