La presente Política de Regalos, Obsequios, Hospitalidades y otros, desarrolla determinados aspectos del Sistema de Gestión Antisoborno y Anticorrupción, el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, la Política de Antisoborno y otras formas de corrupción y las declaraciones realizadas en el Código de Ética, cuya finalidad es continuar con el compromiso y fortalecimiento de relaciones transparentes y de mutuo beneficio entre Sophos Solutions y los socios de negocios y grupos de interés.
Sophos Solutions se encuentra comprometida con el cumplimiento de las normas dirigidas a la Prevención del soborno nacional y transnacional, adoptando políticas, procedimientos y altos estándares de transparencia, honestidad, integridad y legalidad en materia de lucha contra Actos de Corrupción a través del manejo de los riesgos y el fortalecimiento del Gobierno y de nuestros principios corporativos.
Ningún regalo, obsequio, detalle, atención, objeto, beneficio, ventaja, hospitalidad, comida, viaje, alojamiento o forma de entretenimiento debe darse o aceptarse si puede, o si crea la apariencia de poder influir indebidamente de forma directa o indirecta, en las relaciones contractuales o comerciales, si altera su independencia, si crea obligaciones, o causa un desprestigio potencial y/o viola la ley o las políticas de Sophos Solutions.
El propósito de esta política es establecer un marco de actuación sobre la postura empresarial y límites aceptables frente a las atenciones entre las partes a través de regalos, atenciones sociales, comidas, regalos, entretenimiento, entre otros, para la Matriz y filiales de Sophos Solutions, dando alcance y claridad a todos los terceros con los cuales se tiene una interacción como colaboradores, partes relacionadas, grupos de interés, asociados y socios de negocios1
Buscamos proteger el buen nombre de Sophos Solutions y de cada uno de los miembros de la alta dirección y de sus colaboradores al verse inmersos en un conflicto de interés real o potencial, asociado a regalos, obsequios, hospitalidades, atenciones y otros.
La presente Política tiene en consideración los intereses de la Compañía, y las necesidades y expectativas de los terceros internos y externos.
1 Entendidos estos como clientes, alianza empresarial, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores nacionales e internacionales, entre otros y su analogía ante los países que operan las filiales, en general a todos aquellos con quienes directa o indirectamente se establezca alguna relación comercial o contractual.
Todo regalo, detalle u otro incentivo que sea enviado a cualquier colaborador de la compañía en acatamiento a esta política, independiente de que llegue a las instalaciones de la compañía o al lugar de residencia de la persona, debe ser reportado y según el caso se deberá poner a disposición del Oficial / Función de Cumplimiento.
Los colaboradores, vinculados y administradores de Sophos, deberán abstenerse, directamente o por intermedio de sus cónyuges, compañeros permanentes y parientes en el segundo grado de consanguinidad o afinidad, o único civil, de ofrecer, dar, solicitar y aceptar de los clientes y en general de cualquier persona natural o jurídica, regalos, invitaciones u otros incentivos que originen un compromiso personal o para la Compañía y que puedan restarle objetividad en la toma de decisiones en los asuntos relacionados con dicha persona o entidad a la cual se le haya ofrecido, dado, solicitado o aceptado el incentivo.
NO se considera merchandising o branding corporativo, los objetos de valor con marca corporativa como relojes, tablets, entre otros.
Sophos Solutions prohíbe a sus colaboradores, directivos y terceros que actúen en nombre de la compañía, tanto de la matriz como las filiales a realizar contribuciones políticas a partidos políticos o candidatos.
Sophos Solutions considera una FALTA GRAVE el incumplimiento del Sistema de Gestión Antisoborno y Anticorrupción, el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, la Política Antisoborno y Otras formas de corrupción, la Política de Regalos Obsequios Hospitalidades y Otros, la omisión o incumplimiento al Código de Ética, el Reglamento Interno de Trabajo, el Contrato de Trabajo y cualquiera de los controles, manejo de información u otros lineamientos aquí definidos para la prevención, detección y control de actividades que contraríen la lucha contra Actos de Soborno y Corrupción, sin perjuicio de las sanciones legales aplicables. Siendo así una vulneración grave y un incumplimiento de los deberes del empleado hacia la Compañía, por ende, la Compañía tomará medidas disciplinarias y/o legales según el caso.
Para el caso de los colaboradores de Sophos, el procedimiento sancionatorio a seguir es el determinado en la sección “ESCALA DE FALTAS Y SANCIONES DISCIPLINARIAS” del Reglamento Interno de Trabajo, sin
perjuicio de las sanciones legales aplicables. Para los vinculados a la compañía, se tendrá en consideración las sanciones establecidas en los contratos y/o en la ley según corresponda.
Las sanciones legales contra el soborno y la corrupción son graves y puede implicar multas, sanciones administrativas o penales, como, por ejemplo, la pena de prisión para las personas involucradas, como lo estipula las leyes internacionales en las cuales se pactan penas de prisión de 7 a 10 años y/o multas ilimitadas.
Además, Sophos Solutions podría enfrentar multas graves u otras sanciones penales por el soborno y actividades corruptas por parte de los terceros2. Sin embargo, Sophos investigará a cualquier actividad que trasgreda esta Política y, cuando sea procedente, pondrán en conocimiento de las autoridades competentes cualquier evento de fraude o corrupción y emprenderá y acompañará las acciones judiciales que sean pertinentes, además de tomar las medidas disciplinarias y sanciones pertinentes que pueden implicar incluso
la terminación de la relación laboral o comercial.
El desconocimiento o inadecuada comprensión de esta política no faculta a sus destinatarios para incumplirla.
“Sophos Solutions S.A.S se reserva el derecho a modificar el presente documento según los cambios que surjan al interior de la compañía”
2 Articulo 2 (Ley 1778/2016) Responsabilidad administrativa de las personas jurídicas que, por medio de uno o varios empleados, contratistas, administradores, asociados propios o de cualquier persona jurídica subordinadas.